【作業の効率化を進めよう】ワークフローシステムを使うメリットとは

社内稟議システムの導入

ネットワーク

稟議システムの概要と種類

企業にとってあらゆる活動の承認を取る稟議は、重要な業務の一つになっていますが、これを電子化したものが、ワークフローシステムと呼ばれるものです。ワークフローシステムは、社内規定で定められた専用の伝票や各種書類を電子化し、定められた承認ルートを電子化したうえで、処理に従って配送するシステムです。社内の稟議は、通常起案者が新規起案を行い、ルールに従い複数の決裁者を経由して承認するというルールが確率しているので、電子化しやすいのです。ワークフローシステムを導入することで、申請から決裁までの時間短縮と、その経緯の明確化を図ることができます。またペーパーレス化することによって、膨大な印刷コストや紙書類の保管コストを下げることが、可能になるのです。さらにルールを明確にして、業務プロセスの効率化も図ることができるので、結果的に内部統制強化に繋がるのです。このワークフローシステムですが、大きく分けて専用システムで動作するものと、ウェブブラウザなどを利用して動作するものに別れます。専用システムの場合、自社の長い間利用してきた書類のフォーマット似合わせることができるので、利用者がすぐに利用しやすいという利点があります。ウェブブラウザの場合は、標準的なプログラムなので、フォーマットはある程度修正する必要がありますが、開発コストが安価になるという利点があります。どちらのシステムで、ワークフローシステムを導入するかは、自社の情報管理に対する考え方などから、選択していくべきなのです。

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